个人文件管理和备份策略
2019年02月10日


一、按重要程度分类

1、一级(特级):绝对不能丢的,丢了会是巨大的损失,甚至是灾难性的

特点1:

    1)一定会用到的、非常重要的资料,比如合同、报销单,

    2)丢了会带来巨大的麻烦,或者间接造成很大的时间或金钱的损失;

特点2:

    1)很可能会用到的资料,

    2)是花了很多时间和精力才获得的(自己制作或收集)资料,

    3)或者(从某处获得的)稀有珍贵的资料,

    4)丢了就无法重新获得,或者需要巨大的代价才能重新获得;

特点3:

    1)非常珍贵的珍藏版纪念文件,独一份的或稀有的,代表一种珍贵的记忆,十分舍不得丢;

特点4:

    1)金钱角度看:这个资料很重要,以至于当它丢了时,宁愿花100元以上甚至1000元也要把它找回来。


2、二级:可以丢,但是丢了会有一定影响,或造成小的麻烦

特点1:这个资料有一定利用价值,只是不太明显,可能会用得上,但也可能永远都不会用,即使丢了,大不了不用嘛。

特点2:有一定的纪念价值,但不很重要,即使忘记这一段也没啥。

特点3:金钱角度看:这个资料丢了时,可以不用,大多数时候不太愿意花钱去把它找回来,偶尔确实要用到,也只愿意花几十百把块钱找回。


时间就是金钱,如果花二三十块钱就能搞定的,就不愿意花两三个小时去折腾。目前我的时间的最高价值是一小时=100元,最低价值是20元。


3、三级:丢了无所谓,可要可不要的

这个资料只是冗余备份,或临时保存,谈不上什么重要性

如果这个资料丢了,OK,想不出来有任何重要的影响,丢了就丢了,不愿意为它花1元钱去找回!


二、其他分类方式

1、按使用频率分类

  1)常用,2)不常用(罕用)

2、按文件大小分类

  1)小文件——单个在50Mb以内;

  2)较小文件——单个不超过100Mb / 200Mb / 300Mb

  3)较大文件——单个文件通常在100Mb以上,甚至1Gb

  4)大文件——单个文件达到1G甚至50G

3、按文件类型分类

  比如 软件、音乐、电影、代码、文档、图片、照片等


三、文件管理——指导思想

1、保证重要文件(一级、二级文件)永不丢失

    一级、二级文件至少要有两个独立的备份,一级文件建议有2个普通备份+1个灾备备份。

2、方便日常使用和管理

    考虑如下几种情况、场景:

    1)文件需要在多终端切换使用(不同PC,或PC与移动设备之间)

比如,ZOA的文件和某些工作相关文件,需要在家里的PC和公司的PC上使用。

比如,某些图片、音乐,需要在电脑上和手机上切换使用。

    2)文件需要在没有电脑 只有手机(可联网)的情况下使用

比如外出办事、出差,没带电脑,但需要用到一些资料;

    3)文件需要在有网络,但是没带任何移动存储设备(包括手机)时使用;

此时文件只能通过网络获取;

    4)文件需要在无法联网(或手机网络信号不好)的情况下使用

比如去客户那里,需要用到一些大文件,但是对方PC电脑无法联网;

比如去某山村角落里,手机网络信号很差,但需要用到某些文件。


四、文件管理思路

1、怎么做到“文件在无法联网的情况下使用”?“在没有电脑,只有手机的情况下使用”?

    解决办法:预计什么时候会发生这种情况,提前把需要的文件拷贝到能够随身携带的移动存储中(U盘、移动硬盘、手机)。如果使用U盘,为方便手机使用,建议带一个OTG转接头,但有些手机不支持OTG;如果只带手机,为方便电脑使用,建议带一根数据线。推荐使用电脑和手机通用的移动硬盘,平时不占手机空间,而且插上电脑和手机都可以用。

    有时候无法预计什么时候要用到某文件,故建议把比较重要和常用的文件都放到随身携带的移动存储中(比如手机)。

2、怎么做到“文件在多终端切换使用(不同PC 或PC与移动设备之间)”?

    在网络通畅的情况下,最简单的办法就是使用网络云盘自动同步文件夹(包括手机上的文件夹),并且有APP,手机上也可以管理和使用这些文件。但是目前的问题在于,传统的网盘不支持同步手机上的文件夹(但是有第三方的小工具可以用,比如微力同步、Syncthing等)

    另外一种办法就是使用同步工具定期或手动触发同步,比如微力同步、Syncthing等。

    考虑到无网环境,或者网络同步比较慢的情况,可以使用高速移动硬盘手动同步文件。

3、怎么做到“文件在有网络,但是没有带任何移动存储设备(包括手机)时使用”?

    这种情况下必须通过网络获取,建议定期将重要和常用的文件同步到网盘上。但目前的问题在于,免费的容量大的网盘,比如百度网盘不支持文件增量同步,而坚果云这种网盘容量又太小。临时解决办法是,将文件按大小分类,结合百度网盘和坚果云各自的有点,大文件存百度云,小文件存坚果云。

4、如何保证一级、二级文件永不丢失?

    首先,多副本,保证任何时刻,都至少有1个副本存在。即使手抖删掉了一个(或硬盘突然坏掉),还有副本可以恢复。

    其次,考虑副本的灾备,极端情况下,如果放在家中的两个磁盘上,家被大火烧了,那文件就永久丢失了。所以一级文件至少要有一个异地备份(二级文件可以不考虑)。


5、总结


存储方式:

    网络存储:网络增量智能备份(坚果云)  [ + 网络手动备份(百度云)]  [ + 网络多终端同步存储(坚果云)]

    本地存储:移动多终端同步存储 + 增量智能备份硬盘


说明


1、多终端同步文件方法(双向同步,在不同的PC和手机上使用)

    方式一(推荐,主要方式):使用微力同步或Syncthing,直接两个终端点对点同步;

    方式二(推荐,辅助方式):以网盘(坚果云)为中介,在两个终端同步数据;(好处是无感知准实时自动同步,缺点是需要良好的互联网网络)

    方式三:以移动硬盘为中介,在两个终端同步数据。(好处是不需要在同一个网络中,缺点是Android下没有文件同步的工具)


2、增量智能备份——在任意一个备份副本上新增、移动、删除文件,都可以自动保持所有副本一致;

        1)目前本地文件借助 FreeFileSync、Beyond Compare等工具可以做到PC端的智能同步,

        2)通过微力同步、Syncthing等工具可以做到包括移动端在内的多设备之间的智能同步

        3)而网盘只有坚果云的PC版本有这个功能,且手机端文件暂时无法使用云端双向同步)

目前的规划是:

    手机文件使用Syncthing同步给PC(双向),同步目录包括 D:\__SYNC\00-MOBILE0(公共)、D:\__SYNC\10-ONEPLUS(单设备)等,再通过PC使用FreeFileSync同步给移动盘的 __SYNC4(设备同步) 目录;

    PC文件使用FreeFileSync同步给移动硬盘,同步目录包括  桌面、下载、桌面微信文件、__SYNC1(二级文件)、__SYNC2(代码等)等,同步到移动盘的 __SYNC4 / 20-WORKPCn(n=0, 1, 2...)目录;

    移动硬盘使用FreeFileSync同步备份到家里电脑的硬盘上。


3、其中,对于一级,网络备份存储的文件 应占非网络存储文件的80%以上,可以接受有20%以下的一级文件暂时没有网络备份(但是一定是有多个副本);二级文件,在有条件的情况下,也应尽量都备份到网络上。

4、网络手动备份(百度云):只是挑选一些一、二级文件上传到百度云上,这些文件只做备份,不做同步,因为本地都有,不用单独同步到本地来。


5、网络增量智能备份(坚果云):使用家里的电脑,同步所有的坚果云文件。部分常用目录也可以用其他电脑去同步(在流量有限的情况下,可以把家里的电脑当做和云端同步的HUB,即先将其他冷备的目录同步到移动硬盘上,然后再同步给家里的电脑,通过家里的电脑再同步到云端)。

目前的规划是:

    1)坚果云上建立智能备份目录:__00-work、__02-pers等,存放特别重要的和不是很常用的一级文件(冷备)。

    2)不是特别重要的且常用的一、二级文件(热备),存放在手机端的00-MOBILE0(公共)目录中。


6、网络多终端同步存储(坚果云):所有终端,都直接和云端保持同步,不需要先同步给移动硬盘,再同步给家里的电脑。

目前的规划是:

    坚果云上建立多PC同步目录:00WORK、20PERS、50TEMP、90zoa等,常用的同步文件(二级和三级)。


文件存储组织方式(分类):


把所有文件存放到以下几个顶级目录:

SYNC0--云同步文件;云备份文件;

SYNC2--本地备份文件(较大或较杂还没来得及备份到云端)(分多个同步目录,也相当于所有设备公共通用的同步文件);

SYNC4--设备同步文件(分多个同步目录,一个目录可对应一个设备或多个设备同时同步)


文件结构规划如下:

1、PC电脑

PC硬盘
│
├─__SYNC      用于移动端同步文件的存放
│    │ 
│    ├─00-MOBILE0  一级+二级常用文件-用于移动存储
│    │    ├─00-PIC珍藏 
│    │    ├─01-PIC资料
│    │    ├─03-PIC卡包 
│    │    ├─10-MUSIC
│    │    ├─x0-.....
│    │    ├─90-TMP
│    │    └─91-BACK
│    │ 
│    └─10-ONEPLUS 我的一加手机
│      ├─Camera   同步手机的Camera
│      └─Pictures 同步手机的Pictures
│ 
├─__SYNC0     用于云端同步文件的存放
│    ├─__00-work  工作相关的一级备份文件
│    │ 
│    ├─__20-pers  非工作相关的一级备份文件
│    │ 
│    ├─00WORK   多设备云端同步文件(工作)
│    │ 
│    ├─20PERS   多设备云端同步文件(非工作)
│    │ 
│    ├─50TEMP   多设备云端同步文件(临时同步)
│    │   
│    └─90zoa    多设备云端同步文件(ZOA-个人博客)
│
├─__SYNC1     用于本地二级文件的临时同步存放
│
└─__SYNC2     用于本地二级文件的临时同步存放(同步慢的特殊文件,例如代码)

2、移动硬盘

移动硬盘
│
├─__SYNC      用于移动端同步文件的存放
│    │ 
│    ├─00-MOBILE0  一级+二级常用文件-用于移动存储
│    │    ├─00-PIC珍藏 
│    │    ├─01-PIC资料
│    │    ├─03-PIC卡包 
│    │    ├─10-MUSIC
│    │    ├─x0-.....
│    │    ├─90-TMP
│    │    └─91-BACK
│    │ 
│    └─10-ONEPLUS 我的一加手机
│      ├─Camera   同步手机的Camera
│      └─Pictures 同步手机的Pictures
│ 
├─__SYNC0     用于云端同步文件的存放
│
├─__SYNC1     用于二级文件和临时存放的一级文件
│    │ 
│    ├─00-MOBILE0
│    ├─00-work
│    ├─10-pub
│    ├─20-pri
│    ├─30-temp
│    ├─40-software
│    ├─50-media
│    ├─60-camera-t
│    ├─61-camera-me
│    ├─62-camera-sql
│    ├─63-camera-mm
│    ├─70-music
│    └─80-movie
│
├─__SYNC2     用于存放特殊的二级文件(代码等文件数据多、同步较慢的)
│
├─__SYNC3     用于超大size的一级、二级文件
│
├─__SYNC4     用于设备同步的文件
│    │ 
│    ├─10-ONEPLUS 我的一加手机
│    │ 
│    └─20-WORKPC0 我的工作电脑0
│
└─__SYNC8     用于三级文件的临时存放


End